Dit onderwerp mag voor velen van u gesneden koek zijn, maar nog vaak komen wij situaties tegen waarin de termen strategie, doelstellingen, missie & visie, processen, middelen e.d. nogal eens uit hun context gehaald worden en ook in de verkeerde volgorde worden geplaatst én toegepast. Daarom leek het ons zinvol om onze blik op dit onderwerp eens met u te delen.

Laten we gelijk de koe bij de horens vatten: de juiste volgorde is deze: missie & visie, doelstellingen, strategie, processen, mensen, middelen, prestatie.

Als eerste zijn daar de missie en visie en zijn gelijk de belangrijkste. Zij bepalen respectievelijk wat u nu doet en wat u in de toekomst gaat doen. Zij zijn beiden de grondslag voor de doelstellingen die u voor de organisatie gaat formuleren. Deze doelstellingen moeten een direct verband houden met de missie & visie. Als u in de missie & visie stelt dat u ‘de kwalitatieve markleider’ bent, dan dienen er doelstellingen te bestaan over hoe u die kwaliteit gaat realiseren.

Na de vaststelling van de doelstellingen volgen één of meerdere strategieën om die doelstellingen te gaan bereiken. Zo kan een strategie om uw doelstellingen t.a.v. kwaliteit te halen bestaan uit het verbeteren van uw machinepark of het trainen van uw medewerkers.

Doelstellingen bepalen de Strategie

Hier zit al een valkuil: velen denken dat een strategie bepalend is voor de doelstellingen en dat is dus niet het geval. Het voetbalelftal heeft als doelstelling het WK te winnen en hun strategieën zijn o.a. trainen en een goede conditie. Trainen is geen doelstelling, het is een middel om het doel te bereiken.

strat_doelstEenmaal dat de strategieën duidelijk zijn, dienen grootheden bedacht te worden die straks de prestatie gaan meten om te zien of de strategie succesvol is: de key performance indicators (KPI’s) met hun targets. In het voorbeeld van het elftal: meten van de grootheid conditie met een Cooper-test of simpeler: het aantal doelpunten en gewonnen wedstrijden.

De volgende zijn de Processen en Mensen en vormen feitelijk een twee-eenheid: samen zijn zij de motoren die uw strategieën gaan helpen uitvoeren. Echter definieert u eerst uw processen op basis van uw strategie. Pas daarna kunt u weten welke mensen met welke vaardigheden, competenties en karakters daarbij passen. Wederom het elftal: de doelstelling is het winnen van het WK, de strategie is ‘aanvallend spelen’. De trainer heeft zijn spelpatronen bepaald (de processen) en nu zoekt hij spelers die daarbij passen.

Dan hebben we uiteraard nog de middelen nodig die onze mensen en processen gaan helpen de strategieën (en dus de doelstellingen) te realiseren. Denk aan ICT, werkplekken, papier en natuurlijk budget!

Uiteindelijk resulteert dit alles in een prestatie die we kunnen meten met onze eerder gedefinieerde KPI’s. Nu is het dus zaak om met deze meetgegevens helemaal terug te gaan naar het begin en zien of we op de goede weg zitten met onze doelstellingen en of de strategieën werken zoals gepland. Dit is een onderwerp op zich waar ik in een later blog graag nog uitgebreid op terugkom.

Geen Haasje Over

Er zijn nogal wat bedrijven die bij tegenslag geneigd zijn te snel de missie & visie of doelstellingen aan te passen. Dat is vergelijkbaar met gaan verhuizen, omdat de een van de deuren niet goed sluit. Ga dezelfde weg terug: kijk eerst naar de mate van ondersteuning met de middelen, dan naar de werking van de processen en de competenties van de mensen, dan pas naar de validiteit van de performance indicators, om dan pas aan te komen bij de strategie, doelstellingen en missie/visie. Haasje over spelen is hier ten zeerste af te raden!